Trách nhiệm:
+ Công tác Thư ký: 40%
- Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định, nội quy, quy trình của Công ty.
- Trực điện thoại tổng đài, tiếp nhận và kết nối cuộc gọi. Lưu và chuyển thông tin đến nhân sự/ phòng ban chịu trách nhiệm liên quan.
- Theo dõi an ninh văn phòng và kiểm soát người ra vào công ty, kiểm tra lịch hẹn và phát thẻ cho khách hàng khi đến văn phòng
- Tiếp đón khách hàng, đối tác đến công ty trao đổi công việc, đàm phán, ký kết hợp đồng
- Tiếp nhận và phân loại thư, chứng từ, giấy tờ đến các phòng ban trong công ty.
- Sắp xếp và lên lịch các cuộc họp của công ty rồi báo lại các phòng ban.
- Theo dõi, đề xuất các hoạt động hành chính: tình hình sử dụng điện, nước, nhà trọ, văn phòng phẩm, trang thiết bị, công cụ hỗ trợ, vệ sinh văn phòng...
- Liên tục cập nhật các giấy tờ về chi phí phát sinh trong văn phòng.
- Quản lý các bản photo, công chứng giấy tờ pháp lý Công ty: Giấy đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đủ điều kiện ANTT, Giấy phép viễn thông....Hàng tháng kiểm tra số lượng và đề xuất sao y để cung cấp .
- Chuẩn bị và phối hợp chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị..... theo yêu cầu.
- Soạn thảo văn bản, công văn và sao chép văn thư, văn bản, tài liệu…khi có yêu cầu
+ Công tác Kho: 60%
- Kiểm tra số lượng chủng loại hàng hóa (theo đơn hàng công ty đã đặt) và nhập kho. Trong trường hợp phát hiện hàng hóa không đúng chủng loại hoặc không đảm bảo chất lượng thì phải báo ngay cho cấp quản lý biết.
- Sắp xếp, phân loại hàng hoá/ vật tư trong kho theo đúng quy chuẩn sao cho dễ kiểm – dễ kiếm – khoa học
- Nắm bắt thông tin, kế hoạch đổ quân để lên kế hoạch giao hàng cho các bộ phận nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu của Công ty.
- Kiểm tra, theo dõi, đối chiếu số liệu hàng hoá trong kho định kỳ vào tháng/ quý/ năm với các bộ phận liên quan và báo cáo cho cấp trên định kỳ hoặc khi có yêu cầu. Mọi trường hợp mất mát, thiếu hụt hàng hóa thuộc kho mình quản lý, thủ kho phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.
- Khi có các bộ phận/phòng ban liên quan hoặc khách hàng đến liên hệ, triển khai công việc, thủ kho phải ghi nhận thông tin để báo lại cho cán bộ có thẩm quyền và tạo mọi điều kiện thuận lợi để hoàn thành nhiệm vụ.
- Cuối giờ làm việc, thủ kho có trách nhiệm dọn dẹp hàng hóa, kiểm tra kho, quét dọn sạch sẽ, kiểm tra máy móc, cầu dao điện, phương tiện làm việc, công tác PCCC…, khóa cửa kho trước khi về.
- Hỗ trợ, phối hợp các phòng ban, bộ phận khác giải quyết công việc khi có yêu cầu nhằm hoàn thành công việc chung của Công ty.
- Thực hiện các thủ tục mua, bảo quản, cấp phát, sửa chữa, thanh lý vật tư, trang thiết bị, văn phòng phẩm... đúng quy định Công ty.
- Nắm bắt thông tin, kế hoạch sử dụng các loại vật tư, TTB, VPP.... để dự trù số lượng nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu của Công ty. Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu
- Thực hiện những công việc khác theo yêu cầu của Trưởng phòng HCTH hoặc TGĐ.
+ Quyền hạn:
- Được quyền từ chối tiếp nhận, nhập, xuất hàng hóa không đạt yêu cầu chất lượng.
- Được quyền đề xuất phục vụ nhu cầu công việc.
+ Năng lực yêu cầu:
- Kỹ năng sắp xếp và tư duy
- Kỹ năng giao tiếp và giải trình
- Kỹ năng tự học hỏi và cập nhật kiến thức
+ Trình độ học vấn : Trung cấp trở lên
+ Kinh nghiệm |: 01 năm
+ Đã được Đào tạo
- Thành thạo vi tính văn phòng.
- Thành thạo sử dụng các thiết bị văn phòng: máy in, scan, photocopy…
- Phần mềm quản lý kho
+ Các kỹ năng khác
- Linh động, cẩn thận, trung thực
- Nơi làm việc : 311- A18 Đường số 8, Phường An Khánh, TP Thủ Đức
- Liên hệ : 0899232811 gặp Bảo Hiền
Liên lạc với ngời đăng tin
Gửi Tin Nhắn 0899232811Khiếu nại tin này
